一般事務は未経験だと、就職することは難しいのかな？
事務は未経験。。。一般事務の仕事を続けられるかな？
こんな疑問にお答えします。
本記事の信頼性
一般事務が初めての場合、就職後に仕事についていけるか不安ですよね。
先に結論からお伝えしますが、一般事務は未経験でも始めやすい職種です。
本記事では一般事務職の仕事内容から適正のある性格、
未経験でも一般事務職として内定を取る方法までを解説していきますので
事務未経験で一般事務を検討する際にご一読ください。
一般事務は事務未経験者でも始めやすい
結論からお伝えすると、一般事務職は未経験でも仕事を覚えやすい仕事です。
その理由は大きく2つあります。
特別に難しいスキルは不要
業務マニュアルがあることが多い
それぞれ解説します。
特別に難しいスキルは不要
一般事務は、特定の勉強や資格がなくても就職可能です。
後述しますが、一般事務は、どんな人でもできるような事務の仕事を集めた仕事だからです。
大切なのは事務スキルではなく、
知識を吸収しようとする姿勢や周囲とうまくやれるコミュニケーション能力です。
そのため、特別な事務スキルがなくても、
意欲さえあれば、求められたことに対して答えられるレベルの事務業務が設定されています。
業務マニュアルがあることが多い
一般事務は、指示されたことを確実にこなすことが求められています。
そのため、業務マニュアルが整備されていることが多いです。
- エクセルに入力する手順
- 電話・来客対応の手順
- 会議会場のセッティングの手順
そのため、誰でもマニュアルを見ながら間違いなく実施することができますし
慣れてくれば、マニュアルを見なくてもできるようになっていきます。
一般事務の仕事内容
一般事務の仕事は幅は広く、様々な業務を行う必要があります。
- エクセル・ワードを使った入力業務
- 電話・来客対応、会議会場のセッティング
- 制服や備品の在庫管理、発注
- 会議の日程調整
- 郵便の仕分け、発送、切手管理
- コピー・印刷
- オフィス内の清掃
中には家具を移動したり、年配の方にパソコン操作を教えたり、
イベントの企画・司会や訃報対応など、その仕事は多岐にわたります。
一般事務で身につくスキル
一般事務は、どんな会社でも生かせるスキルが身に付きます。
社会人としての総合力
パソコンスキル
機転を利かせた行動力
それぞれ解説します。
社会人としての総合力
一般事務は、社会人の土台となる総合力のスキルがUPします。
専門職でスタートする場合は「稼ぐ」ことが最優先となるので、社会人としてのスキルを学ぶ機会は少ないです。
一方で、一般事務は「一般的な業務」が多く、社会人の常識的な行動が身に付きます。
- 利害関係のある部署との調整
- 来客対応(お茶出し、エレベーターの案内等）
- 会議時の書類配置(飲料の配置含む)
- ホチキスの位置(縦の資料・横の資料)
- クレーム対応
どの会社に行っても必ず生かせるスキルになります。
パソコンスキル
一般事務は、PCを使った定型業務がメインなので、自然とPCスキルが身にいていきます
業務は定型化されていることが多く、まずは既存のWORDやEXCELに入力するところから始まります。
- 慣れてきたらタイピングも早くなる
- WORDの文字の装飾が上手くなる
- WORDが使えるとPOWERポイントも使えるようになる
- EXCELの関数を使うことも慣れてくる
始めはマニュアルに沿って慣れ、慣れたら自分なりに工夫できるため、PCスキルがスムーズに身に着けられます。
機転を利かせた行動力
一般事務では不測の事態があっても焦らない力、柔軟な対応力が身につきます。
多様な業務の中には、その場の対応力が求められる業務も多いためです。
- 営業担当がミスして、明日までに新しい資料を作らないといけなくなった
- 関連会社から訃報が届き、弔辞対応が必要になった
- 会議に予定外の重役が、急遽出席することになった
これらの業務を経験していくことで、広い視野・行動力・対応力が自然と身についていきます。
一般事務のデメリット
一般事務の主なデメリットを3つ紹介します。
特別なスキルは身につかない
単調で退屈になることがある
給料水準が高くない
それぞれ解説します。
特別なスキルは身につかない
一般事務の最大のデメリットは、「あなたにしかできない特別なスキル」が身につきにくいということです。
基本はマニュアルに沿った対応を求められているため、突拍子もないアイデアを生かす場面が少ないです。
- 他の人は知らない要は深い知識
- 社会的にも希少価値のある経験
- 転職で他の候補者と差別化できる実績
事務スキルという面でアピールすることはできるようになりますが、
オンリーワンのアピールはしにくいデメリットがあります。
単調で退屈になることがある
一般事務は慣れてくると少し退屈を感じることもあるかもしれません。
業務の特性上、毎日・毎週・毎月のサイクルでルーチンワークをこなすことが多いためです。
ルーチンワークは慣れると刺激が薄れ、受け身になると退屈を感じることにつながります。
もちろんあなたの工夫で、主体的に改善を繰り返していけば、退屈になることも少なくなるでしょう。
給料水準が高くない
残念ながら一般事務の給与水準は高くありません。
0から価値を生み出す業務ではなく、定型業務だからです。
| 区分 | 平均年収 |
| 一般事務 | 332万円 |
| 全体平均 | 409万円 |
全体の平均に比べ低くなっていますが、仕事は年収だけで比較しないほうが良いです。
- 死ぬほど大変で年収500万円
- ワークワイフバランスが取れて年収330万円
あなたならどちらを選びますか？
未経験から一般事務に就職することは難しい？
未経験から一般事務の内定を取ることは、一定のハードルがあります。
ただ、このハードルを攻略する方法も後述するので、あまり悲観的になる必要はありません。
応募の競争率が高い
経験が役立つことが多い
自己アピールがしにくい
それぞれ解説します。
応募の競争率が高い
2021年6月の一般事務の有効求人倍率は0.28となっており、
一人当たりが応募できる求人数は非常に少なく、競争率が高いことがわかります。
なぜ競争率が高いかというと、求人数が少ないのではなく、
応募者数が多いために競争率が高くなっています。
| 職種 | 有効求人数 | 有効求職数 |
| 一般事務 | 10万7千 | 37万6千 |
| IT技術 | 3万８千 | ２万６千 |
参考：厚生労働省 一般職業紹介状況について
求人数も多いので、選考を通過すれば良いだけです。
選考を通過する裏技については後述します。
経験が優遇されることが多い
一般事務の採用は経験者のみの募集であることもあります。
経験は様々な会社で生かすことができるので、経験者を求めている企業が多いのも事実です。
求めてられている経験はPCスキルであることが多いです。
- エクセルに抵抗感がない
- ビジネスメールの経験がある
- ポスターや張り紙を作ったことがある
一度就職をして経験者になると、その次の転職はしやすくなるのが一般事務の特徴です。
自己アピールがしにくい
一般事務は、転職の際に自己アピールがしにくいというデメリットがあります。
広く浅く様々な業務を経験する一方で、ほかの人よりも得意だ！というスキルが身に付きにくいからです。
お茶出しや掃除が得意です！とアピールしても、高評価につながりにくいのです。
一方で、このデメリットは転職テクニックで解消することも可能です。
自己PRの仕方は下記の記事を参考にしてみてください。
一般事務に向いている人の特徴
一般事務は地味にコツコツ作業ができる人と思われがちですが、
実はそれ以外にも適性の要素があります。
教えられた通りやってみる人
PCに抵抗感がない人
周囲に気を配れる人
具体的に説明していきます。
教えられた通りやってみる人
一般事務は周囲との連携が不可欠です。
そのため、仕事を続けるうえで最も大切なことは周囲から可愛がられることです。
そこで重要なのは、まずは、言われたとおりにやってみることです。
一般事務で最も大切なスキルは、事務スキルではなく、周囲と上手くやれるスキルです。
PCに抵抗感がない人
一般事務は未経験でも仕事を覚えることは十分に可能ですが、必ずパソコンを使った仕事を覚える必要があります。
そのため、下記に当てはまる方は、接客などのPCをあまり使わない仕事を選ぶようにしましょう。
- PCの電源のつけ方がわからない
- エクセルを見ただけで「自分は数字が苦手」と思ってしまう
- パソコンなんて必要なくてスマホで十分だと思っている
タイピングスキル・エクセルの利用は避けられません。
今できなくてもOKです。頑張ろうと思えるかどうかがポイントです。
周囲に気を配れる人
相手のペースに合わせられる人は事務職の適性があります。
事務職の仕事は、地味にコツコツとした作業を入力しつつ、横から様々な仕事が舞い込んできます。
- 電話がかかってきて事務作業を中断
- 突然の依頼で、前日からやろうと思っていた仕事に手が付けられない
- いきなりコピーや掃除、お茶出しなどを頼まれる
自ら周囲に気を配れる人は、仕事を途中で妨げられることに対して過剰なストレスにならない人は
周囲からも評価が高くなります。
未経験でも一般事務の内定率を爆上げ
一般事務職は競争率も高く、スキルもアピールしにくく、難関に思われがちですが、
実は内定率を上げるテクニックが存在します。
未経験を希望している企業に申し込む
PCの資格を取る(勉強する精神を勝手に売り込める)
自分の属性を求めている会社に応募する
未経験を希望している企業に申し込む
未経験者を求めている企業は、求人票に必ず「未経験歓迎」と記載があります。
この記載がない場合、経験者を求めている可能性が高いのです。
- 未経験歓迎
- ネイルOK
- やる気重視
求人票を見て、未経験者を探している企業に応募することで、合格率は確実に上がります。
PCの資格を取る
一般事務では必ずPCを使った業務があります。
そのため、PCスキルをアピールする必要がありますが、
具体的にアピールすることは非常に難しいですよね。
そんなときはPCの資格を取りましょう。
資格を取得するメリットは3つあります。
- 面接でアピール不要(持っていることがアピール）
- 勉強する向上心や行動力も評価される
- 実際の業務で役に立つ
一般事務はPCスキルが重要なので、少し丁寧にテクニックを紹介します。
一般事務のPCスキルと聞いて「MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)」が思い浮かぶかもしれませんが、
MOSはオフィスのバージョンごとに決められているので、Microsoftが新しいバージョンのソフトをリリースすると価値が陳腐化してしていきます。
そこでオススメなのはITパスポートです。
有効期限はなく、難易度が低く(非技術者が対象)、国家資格でもあります。
自分で本を読んで勉強するのは難しそう…
というあなたには、スマホでもできるからスキマ時間を有効活用できる【オンスク.JP】が、月額1,078円でオススメです。
資格の学校TACのノウハウが凝縮された充実の講義ムービーなので、YouTubeを見る感覚で、気づけば知識が入ってくるのが特徴です。
自分でやれる自信があるなら独学OKですが、ケチって参考書を買うのはあまりオススメしません。
というのも、このレベルのお金をケチると、就職先が決まるまでの時間(＝コスト)が増えるからです。
節約することに思考を使うよりも、どうやったらこの資金を回収できるか考えるべきです。
メリットしかないので、資格を一つ取得してみましょう。
自分の属性を求めている会社に応募する
もしあなたが20代女性なら、20代女性を求めている企業に応募しましょう。
このときに40代女性を求めている企業に応募しても不採用になるだけです。
では、どうやって企業が求めている人物像を知るのか、というと、求人票を見るとわかります。
求人票のキーワードで企業のターゲットを知り、自分の属性をターゲットにしている求人に応募しましょう。
キーワードの例は下記の記事を参考にしてみてください。
いかがだったでしょうか。
世間の噂で一般事務は競争率が高く、未経験からの就職は難しいといわれていますが、それは統計上の話です。
あなたの年齢・性別の層を狙っている企業に応募すれば、そこに当てはまらない応募者は勝手に不採用になり、
適切にアピールすれば合格率は世間で騒がれるほど低くなりません。
一つ注意点があるとすると、ハローワークの求人は質が悪いのでオススメしません。
応募方法も内定率を上げるポイントなので、気になる方は下記の記事も参考にしてみてください。
