事務職は人気で正社員になるのは難しいって聞くけど、本当なのかな？
選考の通過をするために気を付けるべきことを知りたい
グイグイいかなければいけない営業職は性に合わない
体力的なことを考慮して、事務職を目指したい
不安定な世の中だからこそ、安定した事務職で長く働きたい
今のご時世、こういった方も多いのではないでしょうか？
ただ、その一方で事務職は人気職種であるがゆえに正社員になるのが難しいという話もあります。
そこで今回は、筆者が転職の際に活用して、面接通過率が2倍になった具体的なノウハウをご紹介していきたいと思います。
本記事の信頼性
事務職で正社員に転職するのが難しいというのは本当
先でも「事務職は人気職種であるがゆえに正社員になるのが難しいという話がある」とお伝えしましたが、これは本当のことです。
まずは事務職で正社員に転職するのが難しいという事実を受け入れましょう。
求人絶対数の少ない事務職では仕方のないことです。
ただ、きちんと絞り込んで狙っていけば求人絶対数の少ない事務職であっても、難易度はぐっと抑えられるようになります。
もともと企業の規模が大きくなればなるほどシステム化や外注が進みますので、事務職の採用数には上限があります。
| 企業規模 | 事務職 |
| 30人～50人 | 1～2名 |
| 100人 | 3～6名 |
さらに一般事務に関しては有効求人倍率がとても低い傾向にあります。
| 職種 | 求人倍率 |
| 全体 | 1.79 |
| 営業系 | 1.59 |
| 企画・管理系 | 1.33 |
| 販売・サービス系 | 0.46 |
| 事務・アシスタント系 | 0.18 |
しかし、ここで注意しておきたいのが、人事・総務・経理・財務・法務といった職種は企画・管理系に含まれるということです。
つまり、一般事務にこだわらず、企画・管理系職種を狙うことによって、よりチャンスをつかみやすくなるわけです。
事務職への転職が難しい2つの理由
事務職への転職が難しくとも、対策を取れば問題はありません。
そのためには、事務職への転職が難しい理由について十分に理解しておく必要があります。
事務職への転職が難しい理由は、主に以下の2つです。
企業の求める年齢層に偏りがある
実績をアピールしにくい
企業の求める年齢層に偏りがある
正社員の事務職で未経験可の求人は、20代中盤までを想定していることが多いです。
なぜかと言うと、事務職こそ経験が重視されるからです。
一般的にも事務職はミスなく安定して業務ができればいいと思われがちなのですが、それは当たり前のことです。
そこからさらに幅広い業務ができて、なおかつ経営に役立つ業務をおこなっていくことが求められます。
パートや派遣社員であれば未経験の事務職も十分に可能ですが、
30代以降で未経験からの事務職正社員での転職は思っている以上に難しいと考えておいたほうがいいでしょう。
実績をアピールしにくい
事務職の転職の難しさは、実績のアピールのしにくさにも理由があります。
営業であれば売上などを具体的な数字で伝えることができますが、
事務職ではそもそも実績を証明することが難しいのです。
ただ、だからといってアピールできる材料がまったくないわけではありません。
事務職は以下の2点をアピールしていきましょう。
業務改善実績
調整力
この2点であれば、事務職としての客観的な実績を示すことができます。
事務職の正社員で選考を通過する人の4つの特徴
事務職の正社員で選考を通過する人には、以下の4つの特徴があります。
準備ができる
業務改善力がある
調整力がある
人の意見を素直に聞ける
こういった特徴を持つ人が自身の経験を語ることによって、結果的にそれがアピールになっていきます。
それぞれのアピール方法も含めて詳しく触れていきましょう。
準備ができる
物事を成功させるには「準備8割・実行2割」と言われます。
実際に、準備はとても重要なことです。
しっかりと準備することで、それは面接担当者にも伝わります。
それが以下のような評価につながってきます。
「仕事でもしっかりと準備する習慣がついているんだろう」
「当社への志望度合いも強いんだろうな」
「本気の転職なんだな」
準備に力を入れるだけで、面接担当者の見る目が変わってきます。
では、具体的にどのような準備をすればいいのでしょうか？
それはズバリ、自己分析と逆質問で評価がUPするような企業研究です。
しっかりと企業研究をすれば、逆質問は自然と出てくるものです。
例えば、以下のような逆質問であれば評価もUPするでしょう。
「御社の決算書を拝見させていただきました。中でも、○○が特徴的だと感じたのですが、○○においてもっとも難しい部分を教えていただけますでしょうか？」
「御社の企業理念の○○という部分にとても共感したのですが、社員の行動で表れている具体事例を教えていただけますでしょうか？」
「今後、事務の電子化は加速すると推察しますが、○○部門の将来的な計画を教えていただけますでしょうか？」
逆に、以下のような質問はNGです。
準備不足や志望動機の低さが伝わってしまいます。
「御社の強みは何ですか？」
「御社の企業理念は何ですか？」
「どのようなキャリアパスがあるのでしょうか？」
「どのような研修を受けられますか？」
「有給休暇取得率や離職率を教えてください」
「入社前に勉強しておくべきことがあれば教えてください」
業務改善力がある
事務職では正確性・迅速性は当然のスキルで、さらにその先のスキルが求められます。
そのひとつが業務改善力です。
業務改善力は事務職の経験・未経験に関わらずアピールできるポイントでもあります。
具体的にどのような改善をして、それによってどれだけの貢献ができたのかを意識してアピールしていきましょう。
「○○で管理していた業務をXXに移行することでミスがなくなり、作業時間も3分の1位に削減することができた」
「複数人での○○作業において◇◇のシステムを導入し、△△を可能にし、作業効率を大幅に高めることができた」
「連絡網をメーリングリスト化することで、情報共有の精度と速度を上げることができた」
もし業務改善にあたってエクセルやシステムを使ったのであれば、同時にPCスキルのアピールにもつながってきます。
調整力がある
「長所はコミュニケーション力です」という言葉は常套句とも言えるものですが、実はこの表現は絶対NGです。
あくまでも事実で語るようにしましょう。
「部活(サークル)で意見が割れたことがあったが、○○に原因を見つけ、それを解消することで全体を取りまとめた」
「納期が間に合わなくなることがわかったため、A社とB社に1歩ずつ歩み寄ってもらい、全体でリリースに間に合わせた」
「学生と教員で対立していた企画において問題をひとつずつクリアし、実行した結果、大成功を収めた（表彰された）」
面接では正確性や迅速性は測れないため、自身の経験を伝えることで実績を示し、評価を積み上げていきましょう。
人の意見を素直に聞ける
実は20代を採用する際にもっとも重要視されるのが人柄です。
性格の良し悪しはもちろんですが、そこに成長できる伸びしろがあるかを見られます。
成長できるかどうかは、人の意見が聞けるかどうかにかかっていると言っても過言ではありません。
人の意見を素直に聞けるタイプであれば、教える側も教えやすいですし、採用に直結する部分でもあります。
人の意見を聞き入れてみたらうまくいったことを具体的に挙げて、ここでも経験を語っていくようにしましょう。
人の意見を聞いて実行してみた結果、うまくいくことを知り、改めて客観的視点の重要性に気づいたということを伝えれば、それだけでアピールになります。
事務職で正社員に転職するのは難しいだけで無理ではない
事務職で正社員に転職するのは確かに難しいのですが、ハードルが高いというだけで無理な話ではありません。
未経験だと20代中盤までがギリギリでアピール方法が難しいという部分はありますが、
先の「準備ができる」「業務改善力がある」「調整力がある」「人の意見を素直に聞ける」という4点をアピールできれば十分に可能性はあります。
そして、最後に必要になるのは、覚悟です。
未経験から事務職に就くには、それこそ「雑用でも何でもやります」というくらいの覚悟が求められます。
筆者は男ですが、実際に以下のような業務をやってきました。
- 定時前の出社で社内清掃
- お茶汲み
- タバコの吸い殻掃除
- 草むしり
ただし、覚悟があっても面接での表現には注意しておきましょう。
「何でも頑張ります！」
「何でもやります！」
「どのような経験も必ずいつか役立つので、前向きに取り組めます。実際に○○の経験が△△で活かせました。」
こういった細かなテクニックは、転職サイトに登録するとより具体的に知ることができます。
ただ、転職サイトにもそれぞれ特徴がありますので、第2新卒や未経験をターゲットにしたリクナビNEXTなどを利用するようにしましょう。
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