第2新卒・既卒

事務職で正社員に転職は難しい?!面接に通過する候補者の特徴を公開

事務職は人気で正社員になるのは難しいって聞くけど、本当なのかな?

選考の通過をするために気を付けるべきことを知りたい

買いたくもない人に買わせる営業職は性に合わない

身体が強くないから、事務職に向いていると思う

長く働くためには、安定した事務職に就きたい

こんな方も多いのではないでしょうか。

しかし、事務職は人気職種であり、正社員転職は難しいと言われています。

そこで今回は、筆者が転職の際に活用して、面接通過率が2倍になった具体的なノウハウをご紹介していきます。

本記事の信頼性

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事務職で正社員に転職するのが難しいのは事実

いきなり厳しい現実をお伝えしなければいけないですが、事務職で正職員になるのが難しいのは事実です。

なぜなら、求人絶対数が少ないからです。でも狙い方さえ絞れば、難易度はかなり下がるので、その理由を紹介していきます

企業規模が大きくなればシステム化や外注が進み、事務職の採用数には上限があります。

企業規模事務職
30人~50人1~2名
100人3~6名

さらに一般事務に関しては有効求人倍率が極めて低いです。

職種求人倍率
全体1.79
営業系1.59
企画・管理系1.33
販売・サービス系0.46
事務・アシスタント系0.18

※参照:DODA転職求人倍率レポート(2020年11月)

しかし、誤解してはいけないのが、人事・総務・経理・財務・法務といった職種は企画・管理系に含まれます

つまり、一般事務ではなく、企画・管理系職種を狙えば、営業職と比べても競争率は悪くない状況となっています。

事務職への転職が難しい理由

原因を知ることで対策が取れるので、まずは事務職で正職員としての転職が難しい理由をご紹介しましょう。

企業のターゲットとしている年齢層に偏りがある

正社員の事務職の募集で未経験可の求人は、20代中盤までを想定していることが多いです。

なぜなら、事務職は経験がものをいう場面が多いからです。

事務職はミスなく安定して業務ができればいいと思われがちですが、残念ながらそのレベルはスタート地点です。

幅広い業務をできるようになったうえで、経営に役立つ業務をすることが求められるので、経験が非常に重要です。

そのため、パートや派遣社員としてであれば可能ですが、30代未経験からの事務職正社員での転職は極めて難しいです。

役に立てる証拠を示しにくい

事務職の転職の難しさはアピールのしにくさにあります。

コレ!という成果を証明しにくいからです。

営業職のように、売上○○達成!ような客観的な達成をアピールできません。

そこで事務職は以下の2点をアピールしましょう。

業務改善実績

調整力

この2点であれば、客観的な実績を示すことができるからです。

具体的な事例は次のパラグラフでご紹介します。

正社員で選考を通過する人の特徴

選考に通過する人の特徴は、アピール力ではありません。説明力にあります。

経験に語ることが、結果的にアピールになる感じです。

準備ができる

問題をみつけ、改善できる

人の意見を聞ける

具体的に、アピール方法をご紹介します。

準備ができる

物事を成功させるには「準備8割・実行2割」と言われるように、準備は非常に重要です

しっかり準備することで、面接担当者は下記の評価をします。

仕事もしっかり準備する習慣が付いているんだろう

当社への志望度合いも強いんだな

本気で転職するつもりなんだ

すると、面接担当者のあなたを見る目が変わってきます。

具体的な準備とは、自己分析に加え、逆質問で評価UPする企業研究です。

決算書を拝見したところ、○○が特徴的だと感じたのですが、予算管理において、もっとも難しい部分を教えていただけますでしょうか。

御社の企業理念の○○にとても共感したのですが、社員の行動で表れている具体事例を教えていただけますでしょうか?

今後、事務の電子化は加速すると推察しますが、管理部門の青写真を教えていただけますでしょうか?

しっかり企業研究すれば、逆質問がない、ということはありえません。

こんな質問は止めましょう。準備不足や志望動機⤵を露呈します。

  • 御社の強み(企業理念)は何ですか?
  • どんなキャリアパスがあるのですか?
  • どのような研修を受けられますか?
  • 有給休暇取得率や離職率を教えてください
  • 入社前に勉強しておくべきことがあれば教えてください

問題をみつけ、改善できる

事務職で誤解されやすいのが、求められるスキルが、正確性・迅速性だと思われている点です。

正確性・迅速性は当然のスキルで、求められるスキルは業務改善力とコミュニケーション力です。

この2点は事務職の経験・未経験にかかわらずアピール可能です。

業務改善力

どんな改善をして、どんな貢献ができたのかを意識してアピールしましょう。

複数のWordで管理していた業務を1つのExcelに移行することで、転記ミスがなくなり、作業時間を1/3に減らせた

複数人で1つのファイルを編集する作業があったので、○○のシステムを導入し、同時編集を可能にした

連絡網をメーリングリスト化することで、情報共有の精度と速度を上げた

エクセルやシステムでの改善を挙げることで、PCスキルのアピールに繋げることが可能です。

調整力

「長所はコミュニケーション力です」は絶対NGです。事実で語りましょう

部活(サークル)で、意見が割れたが、○○に原因をみつけ、解消することで、全体を取りまとめた

納期が間に合わなくなることが分かったので、A社とB社に1歩ずつ歩み寄ってもらって全体でリリースに間に合わせた

クラスでは「やりたい」、教員は「ダメ」といった企画を、駄目の理由を一つずつクリアし、実行した結果、大成功(→客観的な事実(表彰等)があれば尚可)

実は、面接では正確性・迅速性は測れません。

常に経験を伝えることで、実際にできた実績を示し、評価を積み上げましょう。

人の意見を聞ける

20代を採用する際に最も重要視するのが人柄です。人柄とは、成長できる素養があるかを指しています。

成長できる要素は、人の意見が聞けるかどうか、です。教える側も教えやすく、採用に直結する部分です。

ここも経験で語るようにします。

人の意見を聞き入れてみたらうまくいったことを具体的に挙げましょう

人の意見を聞いて、実行してみた結果、うまくいくことを知り、客観的視点の重要性に気づいたということを伝えることが、アピールに繋がります。

事務職で正社員に転職するのが難しいのは事実だけれど無理ではない

事務職で正社員に転職するのが難しいのは事実です。

  • 未経験なら20代中盤までがギリギリ
  • アピール方法が難しい

しかし、下記の点をアピールできれば、無理でもなければ無謀でもありません。

準備ができる

問題をみつけ、改善できる

人の意見を聞ける

最後のポイントとして、未経験から事務職に就くには、「雑用でも何でもやります」くらいの覚悟が必要です。

実際に筆者(男)も、下記の業務をやってきました。

  • 定時前の出社で社内清掃
  • お茶汲み
  • タバコの吸い殻掃除
  • 草むしり

覚悟は必要ですが、面接での表現には注意が必要です。

質問:雑用もありますができますか?

回答:どんな経験も、必ずいつか役立つので、前向きに取り組めます。実際に○○の経験が、△△で活かせました。

質問:特にやりたい業務や頑張りたい分野はありますか?

回答:なんでも頑張ります!

こういった細かなテクニックは、転職サイトに登録すると、もっと細かく具体的に知ることができます

ただ、転職サイトにも特徴があり、第2新卒や未経験をターゲットにした転職サイトに登録する必要があります。

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