【徹底解説】事務未経験・パソコンができない人が習得すべきPC操作

パソコンができないけど事務職で仕事ができるのかな？

事務職に就くには、どのくらいのパソコンすぎるが必要なのかな？私にもできるかな…

こんな疑問にお答えします。

本記事の信頼性

今はパソコンができなくてもOK

事務職では必ずパソコンは利用するので、最低限のスキルは必要です。

しかし、事務職に求められるスキルは、パソコンスキル以上に人柄・向上心・行動力です。

最低限必要なパソコンスキルについては後述しますが、まず、パソコンスキルよりも重要なスキル、その理由を紹介します。

事務職に求められていることは大きく３つあります。

具体的に説明します。

コミュニケーション能力

意外かもしれませんが、事務職で最も必要なスキルはコミュニケーション能力です。

なぜなら、一人の事務作業で完結する事務は存在しないからです。

• いつまでに、どこまでの作業を終わらせて報告する必要があるのか
• どの事務作業から優先的に終わらせる必要があるのか
• チームで業務を分担して進めるとき、自分の担当範囲だけ対応すればいいのか

常に事務は社内でのコミュニケーションを起点に始まり、報告というコミュニケーションで終了するため、

最も重要なのは空気を読んだり、相手を嫌な気持ちをさせずに待ってもらったりする

コミュニケーション能力なのです。

ルーティンを丁寧に行える能力

事務職の多くの業務は、定型作業となります。

会社というのは、会社として成り立つためにやらなければいけないことが多くあります。

• 勤怠管理
• 見積書作成・請求書発行
• 健康診断の手配等々

これらは毎年、毎月、毎週、毎日といったタイミングで対応していくルーティン業務があり、

多くの場合、事務職に求められていることは、工夫よりも、期限を守り、正確に、情報をまとめていく作業が多いです。

コミュニケーション能力があり、期限を守れたとしても、パソコンスキルがあれば、短い期間で多くの作業がこなせるため、

パソコンスキルも必要になってきます。

続いて、これらの対応をする事務作業に必要なパソコンスキルについて紹介していきます。

最低限、必要なパソコンスキルとは？

事務職に求められているパソコンスキルは、主に3つあります。

具体的に説明していきます。

パソコンの基本的操作

まずはパソコンの基本操作ができることが必要になります。

なぜなら、事務職で必要な作業は、引継ぎで教えてもらえますが、

パソコンの基礎的な操作についてはレクチャーは無いことが多いからです。

自宅にパソコンがあり、使用経験があることは大事なポイントです。

「スマホやタブレットしか使ったことがない」という状況は、採用されない確率がグンとあがります(面接で聞かれます)

• パソコンの起動・シャットダウンの方法
• Wordの立ち上げ方
• 右クリックでできること
• メールの返信の仕方

例えば、Wordの開き方、印刷する方法、作成したファイルの保存方法などのレクチャーは無いことが多いです。

パソコンとスマホで使う機能は大きく違うので、

まずは自宅でWindowsのパソコンを操作してみましょう。(Macを利用できる事務職は極めて少ないです）

事務職に求められるパソコンスキル

ではもう少し具体的に、事務で利用するパソコンスキルを紹介します。

実際に使うアプリは大きく５種類です。どの会社でも使うソフトウエアはほぼ同じです。

５つのアプリを挙げましたが、必要なスキルは3つのみです。

大事な項目だけ具体的に説明します。

メール

いわゆるビジネスメールを使うことになります。

ただ、ビジネスメールという言葉にハードルを感じる必要はありません。

定型文があって、慣れるだけでOKです。

ビジネスメールはほぼ定型文なので、入社してから覚えるので十分です。

Word・Power point

あえてExcelを除き、WordとPowerPointをセットにしました。

Word・PowerPointというと難しそうに思うかもしれませんが、ほぼ文字入力だけです。

別にブラインドタッチ(キーボードを見ないで入力)なんてする必要はありません。

実際、筆者の周りの事務員で、ブラインドタッチが完璧にできる社員は少数派です。

文字入力ができれば、PowerPointは半分以上できるといっても過言ではありません。

WordとPowerPointの違いは、PowerPointはアニメーション(文字が動く)ことと、ページ番号などの入力方法が違うくらいです。

大抵、ポチポチ選択すれば、文字が動くので、大切なのは文字入力です。

Excel

Excel＝関数＝難しいと思うかもしれませんが、

関数で使う記号って5～10個くらい(しかも知ってる記号がほとんど)なので、

恐怖を感じる必要はありません。

主に使うExcelの記号は下記です。

どうでしょう。具体例を紹介します。

慣れてくれば、if関数やピボットテーブル、グラフを作ったりしますが、

本気で5分あれば、覚えられるものばかりです。

おそらく「事務のスキルは難しくて貴重なんだ！」ということを主張したかったのかもしれません。

Excelは便利で簡単ですが、心理的ハードルが高いので、とりあえず触ってみるのがオススメです。

入力業務(access、自社開発アプリ）

Accessやデータベースなどというと難しく感じるかもしれませんが、

99.9％の確率で、入力業務です。Accessのシステム設定をすることは指さないので、

入力業務(文字や数字)が出来ればOKです。

入力業務の場合、ほぼ必ず業務マニュアルがあり、マニュアル通り、入力ができればOKなので、

このスキルについても、入力業務ができるなら、危惧する必要はありません。

パソコンスキルを身に付ける方法

これまで事務業務において必要なパソコンスキルは「基礎的なこと」とお伝えしてきましたが、

基礎的なこと過ぎて、スクールに行っても教えてくれないレベルのこともあります。

そんな時にオススメな勉強方法を3つ紹介します。

定額受け放題のオンラインスクールも出てきていますが、

資格試験の内容であることも多く、電源のつけ方、Wordの活用方法などの講座は少ないのが実情です。

そこでオススメしたいのは、派遣会社に登録して、無料講座を受講することです。

理由は下記の3つです。

• 事務未経験・パソコン未経験者のための講座なので「実務に生かせるのスキル」の講習がある
• 講師が教えてくれるので、内容を理解しやすい
• 完全無料

参考書を読んでも、パソコンによっては電源の位置も違えば、OSの違いで表示されるアイコンの位置が違うこともあります。

そんなとき、講師と話せるのであれば、個別具体的に質問をし、疑問を解消することができます。

さらに派遣会社で講習を受講すると、仕事を探す際に、

派遣会社の営業担当が「このレベルをクリアしている候補者ですよ！」とアピールしてくれます。

ただ、どの派遣会社でもよいのではなく、オフィスワークに強い派遣会社を選びましょう。

オフィスワークに強い派遣会社は、研修内容もオフィスワークが充実しています。

一度就職してしまえば、恐怖心なども薄れると思います。

大切なのは第一歩。自分を磨いて自信をつけてチャレンジしていきましょう。